Mieux gérer son temps
Mieux gérer son temps :
Faire plus en moins de temps, un credo très prisé à l’heure actuelle. Peu importe sa branche d’activité, son métier ou les missions confiées, les journées sont toujours trop courtes. Difficile de tenir ses échéances, de gérer les surcharges de travail ou de ne pas rapporter des dossiers à la maison ? Tout s’apprend. À une époque où les formations sur la gestion du temps font recettes, quelques conseils de professionnels pour mieux gérer le vôtre et en profiter pleinement.
1. Planifiez, la règle cardinale.
2. Optimisez.
3. Aménagez votre temps de travail.
1. La planification, le maître mot :
1.1. Préparez un plan de travail :
Parfois astreignante, cette exigence s’impose comme une règle cardinale à tout manager efficace. Un plan de travail permet de formaliser ses objectifs, s’imposer des échéances et par là même se créer un cadre et un rythme de travail. Établi à tête reposée, il facilite une gestion optimisée des priorités et du temps que vous y consacrez.
Un plan de travail ne vaut que si vous le suivez. Il doit donc être suffisamment souple pour intégrer des contretemps et doit aussi s’adapter à votre rythme et façon de travailler. Vous pourrez établir ce plan sur l’année dans ses grandes lignes, puis l’actualiser et l’affiner au début de chaque mois, par semaine, voire la veille pour la journée du lendemain. C’est laborieux, tout le monde en convient, mais le gain de temps justifie l’effort !
1.2. Fractionnez les projets d’ampleur en plusieurs étapes :
Bilan annuel ? Prévisions sur l’année ? Face à certains travaux d’ampleur, la tendance naturelle est au « courage fuyons », et autre « je ferai cela demain ». Un blasphème pour le cadre organisé et une attitude plutôt dangereuse. Le secret ? Divisez la tâche en plusieurs étapes, c’est nettement plus digeste. Répartissez ces séquences sur plusieurs jours en alternant dans la mesure du possible avec d’autres dossiers : rompre la monotonie en introduisant des variantes stimule l’intérêt et par là même, l’efficacité.
Vouez un culte aux priorités :
Aller à l’essentiel est la meilleure règle pour gagner du temps. Le premier réflexe du cadre efficace réside dans l’étiquetage systématique de ses dossiers en « essentiel», « secondaire » et « accessoire ». Si l’accessoire est souvent, hélas, plus plaisant, le gourou de l’efficacité sait qu’il importe davantage de tenir ses trois priorités du jour, que de dresser une longue liste dont on ne fera qu’une partie.
2. Optimisez votre temps de travail :
2.1. Ecoutez votre rythme biologique :
Un principe de bon sens que nous avons tendance à négliger. Repérez les moments de la journée où votre forme et votre concentration sont à leur apogée. Réservez impérativement ces périodes à l’accomplissement des tâches les plus complexes et les plus exigeantes.
De la même façon, enregistrez sur un mois les moments de la journée où vous sentez votre attention se relâcher et la fatigue vous gagner. Une fois cette période creuse isolée, n’ayez aucun scrupule, offrez-vous si vous le pouvez une sieste de 15 à 20 minutes. Mieux vaut un petit interlude réparateur, qu’une longue traversée du désert.
2.2. Sachez déléguer :
Certes déléguer, c’est d’abord consacrer du temps, voire parfois se faire violence si vous êtes un disciple du « de toute façon, il va falloir tout reprendre ». Commencez par déléguer les tâches quotidiennes, les moins complexes et celles qui ne vous apprennent plus rien. Expliquez ce que vous attendez avant, indiquez une méthodologie, et donnez un feed-back détaillé une fois le travail accompli. S’il est bien encadré dès le départ, votre délégataire doit vous faire gagner un temps précieux.
2.3. Faites la chasse aux « chrono-phages » :
Sans eux, vous seriez sans doute la personne la plus efficace de la planète. Traquez-les sans pitié et supprimez-les sans scrupules. Au hit-parade des ennemis à abattre les réunions interminables mal préparées ou auxquelles votre présence n’est pas indispensable et les rendez-vous sans objet réel.
Autre ennemi, les parasites qui ruinent votre concentration. Sachez vous ménager des heures de calme absolu. Branchez votre téléphone sur messagerie, ignorez votre boîte à lettres, et prévenez vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé.
Mais aussi, rangez, triez, familiarisez-vous au fonctionnement de votre ordinateur et faites ami-ami avec le service informatique : les cadres perdent en moyenne 2 heures par semaine à gérer les caprices de leur petite lucarne.
Interrogez-vous sur votre façon de travailler :
Quelles sont les tâches qui vous demandent le plus de temps ? La durée allouée est-elle excessive ? Tenez une feuille de temps par projet et faites le point périodiquement avec vous-même. Si vous effectuez une tâche depuis longtemps, n’hésitez pas à remettre en cause votre mode de travail et à chercher une méthode plus efficace.
3. Aménagez votre temps de travail :
3.1. Traitez avec votre hiérarchie :
Bien gérer son temps, c’est savoir l’évaluer et le négocier avec votre hiérarchie ou vos clients. Communiquez votre plan de travail et faites des comptes rendus réguliers sur votre avancée. Si une complication ou des imprévus surviennent, vous serez mieux à même de re-négocier vos échéances.
Vous devez également oser dire « non » à votre hiérarchie ou savoir refuser le dossier d’un client si vous êtes débordé et ne pouvez supporter davantage de travail. Un bémol, il est toujours conseillé de se rendre disponible quand on le juge important et d’accepter les dossiers qui enrichissent votre expérience.
3.2. Jouez la carte de l’équilibre :
Un manager organisé n’est pas celui qui remplit toutes ses obligations professionnelles, c’est celui qui consacre en plus du temps à ses proches sans pour autant ruiner sa santé.
Pour un meilleur rendement et un meilleur équilibre personnel, n’oubliez pas de vous accorder des moments de détente. Une règle qui s’impose d’autant pour les indépendants qu’ils ont tendance à travailler 20 à 35% plus longtemps que leurs pairs salariés. À ce titre, un emploi du temps adéquat devrait couvrir toute la journée et inclure des plages de loisirs. Méfiez-vous de l’attitude qui subordonne les loisirs à l’existence de temps encore disponible. C’est un piège auquel plus d’un se laisse prendre. Et surtout ne rognez jamais sur votre sommeil, la plupart des grands PDG le disent : dormir est une des clés du succès.
3.3. Ne mélangez pas vie privée et vie professionnelle :
Il est indispensable, surtout si vous travaillez depuis votre domicile, de tracer une frontière étanche entre la sphère personnelle et professionnelle. Notamment votre bureau doit être un espace réservé au travail, où les enfants ne peuvent pas rentrer. Si le fait de travailler à domicile autorise une certaine souplesse dans les horaires, n’acceptez pas tout et ne laissez pas les obligations extra-professionnelles grignoter progressivement votre emploi du temps.
A bientôt.
15.
Bon trucs!Malheureusemnt beaucoup de gens échapent à ces bons conseils.
Je m'interresse beaucoup à la gestion du temps j'ai d'ailleur suivi une très bonne formation chez Formation OTI, un peu plus spécialisée cependant. Allez y jeter un oeil on ne sait jamais! www.formation-oti.com
Rédigé par: Jean-Christophe | le 25/08/2007 à 04:52
@ Jean-Christophe
Il est vrai qu'avant tout forme de gestion celle du temps est à définir en premier lieu.
Pour Formation OTI, le lien ne donne rien. Merci de me fournir "la bonne adresse". ;-)
A bientôt.
15.
Rédigé par: Vincent | le 27/08/2007 à 15:54