Techniques de sioux 12
Le publipostage.
Selon Wikipédia : « Nom masculin, Traduction française de mailing. Désigne l'envoi en nombre d'informations, de prospectus publicitaires par voie postale ou électronique. Le terme anglais (mailing) est à proscrire, l'expression française étant désormais passée dans l'usage courant ».
En clair, ça permet de faire un seul courrier, et le programme vous met automatiquement les adresses des destinataires.
Ceci est utile pour des convocations à des infos collectives. C'est un gain de temps énorme ...
Comment faire pour créer une lettre type à l'aide du publipostage dans Word 2000
Cet article (tiré de : http://support.microsoft.com/kb/212329/fr ) décrit étape par étape la procédure de publipostage et explique comment effectuer un publipostage de base pour créer une lettre type dans Word.
Qu'est-ce que le publipostage ?
Le publipostage est une fonctionnalité de Word qui vous permet de fusionner des informations réutilisables (telles qu'une lettre type) avec des informations variables (telles qu'une base de données de noms et d'adresses de clients). Cela vous permet de créer des documents pratiquement identiques : la substance est identique pour chaque client, mais chaque document est personnalisé pour le destinataire spécifique figurant dans votre base de données.
Le publipostage comprend trois composants principaux :
Le document principal comprend le texte et les graphismes réutilisables que vous souhaitez utiliser dans chaque version du document fusionné. Dans le document principal, vous insérez des instructions spéciales, nommées champs de fusion, pour indiquer où les informations variables doivent apparaître. Lorsque vous fusionnez les informations de la source de données avec le document principal, les informations variables remplacent les champs de fusion par des informations individuelles. Le résultat est le document fusionné, qui contient à la fois le texte réutilisable et les informations variables.
La source de données contient les informations (telles que des noms, adresses et numéros de téléphone) qui diffèrent dans chaque version du document. Vous pouvez la plupart du temps stocker vos données dans un document Word ; toutefois, Word reconnaît également d'autres formats. Par exemple, la source de données peut être une feuille de calcul Microsoft Excel, une base de données Access.
Le document fusionné, qui comprend la combinaison de texte réutilisable et d'informations variables.
Le processus de publipostage se décompose en quatre étapes principales :
Ouverture ou création du document principal
Ouverture ou création de la source de données
Modification du document principal
Lancement du publipostage
La procédure suivante montre comment créer une lettre type, la lier à une source de données, la mettre en forme et comment fusionner les documents. La procédure pour créer des enveloppes ou des étiquettes fusionnées est similaire.
Étape 1 : Ouverture ou création du document principal
Si vous possédez déjà un document contenant le texte réutilisable souhaité, ouvrez-le. Ou bien, si vous souhaitez créer une nouvelle lettre type et qu'aucun document vierge n'est affiché à l'écran, cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils Standard.
Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.
Dans la zone Document principal de la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Créer.
Cliquez sur Lettres types.
Word vous demande si vous souhaitez utiliser la fenêtre active pour le document principal ou créer un nouveau document principal. Cliquez sur Fenêtre active. Le document en cours devient votre document principal de publipostage.
Word vous renvoie à la boîte de dialogue Aide au publipostage.
Passez à l'Étape 2 : Ouverture ou création de la source de données
Étape 2 : Ouverture ou création de la source de données
Lorsque vous ouvrez ou créez une source de données à l'aide de la fonctionnalité Aide au publipostage, vous indiquez à Word l'ensemble d'informations variables spécifiques à utiliser pour effectuer la fusion.
Si vous saisissez des noms et des adresses pour la première fois
Pour créer une base de données, procédez comme suit :
Dans la zone Source de données de la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Obtenir les données. Cliquez sur Créer une source de données.
La boîte de dialogue Créer une source de données s'affiche. Cette boîte de dialogue vous permet de spécifier les noms des champs à inclure dans la source de données. La zone Champs de la ligne d'en-tête répertorie les noms de champs utilisés le plus fréquemment dans les lettres types, les étiquettes de publipostage et les enveloppes. Vous pouvez supprimer les champs dont vous n'avez pas besoin en les sélectionnant un par un et en cliquant sur Supprimer un champ. Si vous souhaitez créer de nouveaux champs, tapez le nom du champ dans la zone Nom du champ, puis cliquez sur Ajouter un champ.
Lorsque vous avez fini de créer de nouveaux champs et de supprimer les champs dont vous n'avez pas besoin, cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Dans la zone Nom du fichier, donnez un nom à votre source de données, puis cliquez sur Enregistrer.
Lorsque Word vous demande si vous souhaitez modifier la source de données ou configurer le document principal, cliquez sur Modifier la source de données.
Lorsque la boîte de dialogue Saisie de données de fusion s'affiche, tapez les informations souhaitées dans le formulaire. S'il n'y a pas d'informations pour un champ particulier, laissez la zone vide. Par défaut, Word ignore les champs vides, et le publipostage ne sera donc pas affecté par la présence d'entrées vides dans le formulaire de données. Les informations contenues dans chaque formulaire constituent un enregistrement de données.
Après avoir saisi les informations correspondant à un enregistrement, cliquez sur Ajouter pour passer à l'enregistrement suivant.
Après avoir ajouté toutes vos données, cliquez sur OK pour retourner au document principal.
Remarquez la barre d'outils Fusion et publipostage.
Enregistrez le document principal.
Lorsque vous enregistrez le document principal à ce stade, vous enregistrez également la source de données et sa liaison au document principal.
Passez à l'Étape 3 : Modification du document principal
Étape 3 : Modification du document principal
À l'étape 1, vous choisissez soit d'ouvrir un document existant, soit d'en créer un nouveau. Appliquez l'une des méthodes suivantes selon le choix effectué à l'étape 1.
Méthode 1 : Si vous utilisez un document existant
Cliquez sur l'emplacement auquel vous souhaitez insérer les informations de votre source de données.
Dans la barre d'outils Fusion et publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis sur le champ de fusion à utiliser. Remarque : veillez à taper les espaces ou la ponctuation souhaités entre deux champs de fusion ou après un champ de fusion. Vous pouvez également mettre en forme les champs de fusion (en appliquant une mise en forme en gras ou en italique), comme vous le feriez pour du texte normal.
Répétez les étapes 1 et 2 pour chaque champ de fusion que vous souhaitez ajouter à votre document.
Une fois le document principal modifié, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Passez à l'Étape 4 : Lancement du publipostage.
Méthode 2 : Si vous utilisez un nouveau document principal
Tapez ou ajoutez les textes et images que vous souhaitez inclure dans votre lettre.
À chaque emplacement auquel vous souhaitez insérer des informations de la source de données, cliquez sur Insérer un champ de fusion dans la barre d'outils Fusion et publipostage, puis cliquez sur le champ de fusion à utiliser. Remarque : veillez à taper les espaces ou la ponctuation souhaités entre deux champs de fusion ou après un champ de fusion. Vous pouvez également mettre en forme les champs de fusion (en appliquant une mise en forme en gras ou en italique), comme vous le feriez pour du texte normal.
Une fois le document principal modifié, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Passez à l'Étape 4 : Lancement du publipostage.
Étape 4 : Lancement du publipostage
Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.
Sous Fusionner les données avec le document, cliquez sur Fusionner.
Dans la boîte de dialogue Fusionner, cliquez sur Fusionner vers, puis sélectionnez Nouveau document pour afficher le document fusionné à l'écran. Pour imprimer le document fusionné, cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier. Remarque : dans la zone Fusionner vers, sélectionnez Imprimante si vous souhaitez envoyer le document fusionné à l'imprimante sans l'afficher au préalable sur votre écran.
Cliquez sur Fusionner.
Voir aussi :
http://www.eila.jussieu.fr/~yves/publipostage/
http://www.sosfichier.com/conseil/publipostage.htm
Avis aux non-conseillers :
Une fois que nous avons crée une base Excel (à partir des pages jaunes ou d’un autre type d’annuaire), cette méthode permet d’envoyer des candidatures spontanées en un rien de temps. Attention toutefois, certains employeurs préfèreront toujours des lettres manuscrites.
Avis aux recruteurs :
Cet outil permet de répondre aux candidatures en un rien de temps. A partir d’un document type d’acceptation ou de refus de la candidature, nous pouvons répondre à chacun. Ce qui permet une traçabilité du temps passé aux réponses et ainsi, chaque candidat aura été renseigné sur la suite donnée à son courrier.
Avis aux conseillers :
Cet outil est excessivement pratique pour des convocations groupées, entre autre ...
La base est à mettre à jour à chaque entrée et à chaque sortie mais le temps gagné est réellement important.
Je crois fermement qu’en matière de recherche d'emploi, nous devons être innovants.
A bon entendeur
A bientôt.
15.
Selon Wikipédia : « Nom masculin, Traduction française de mailing. Désigne l'envoi en nombre d'informations, de prospectus publicitaires par voie postale ou électronique. Le terme anglais (mailing) est à proscrire, l'expression française étant désormais passée dans l'usage courant ».
En clair, ça permet de faire un seul courrier, et le programme vous met automatiquement les adresses des destinataires.
Ceci est utile pour des convocations à des infos collectives. C'est un gain de temps énorme ...
Comment faire pour créer une lettre type à l'aide du publipostage dans Word 2000
Cet article (tiré de : http://support.microsoft.com/kb/212329/fr ) décrit étape par étape la procédure de publipostage et explique comment effectuer un publipostage de base pour créer une lettre type dans Word.
Qu'est-ce que le publipostage ?
Le publipostage est une fonctionnalité de Word qui vous permet de fusionner des informations réutilisables (telles qu'une lettre type) avec des informations variables (telles qu'une base de données de noms et d'adresses de clients). Cela vous permet de créer des documents pratiquement identiques : la substance est identique pour chaque client, mais chaque document est personnalisé pour le destinataire spécifique figurant dans votre base de données.
Le publipostage comprend trois composants principaux :
Le document principal comprend le texte et les graphismes réutilisables que vous souhaitez utiliser dans chaque version du document fusionné. Dans le document principal, vous insérez des instructions spéciales, nommées champs de fusion, pour indiquer où les informations variables doivent apparaître. Lorsque vous fusionnez les informations de la source de données avec le document principal, les informations variables remplacent les champs de fusion par des informations individuelles. Le résultat est le document fusionné, qui contient à la fois le texte réutilisable et les informations variables.
La source de données contient les informations (telles que des noms, adresses et numéros de téléphone) qui diffèrent dans chaque version du document. Vous pouvez la plupart du temps stocker vos données dans un document Word ; toutefois, Word reconnaît également d'autres formats. Par exemple, la source de données peut être une feuille de calcul Microsoft Excel, une base de données Access.
Le document fusionné, qui comprend la combinaison de texte réutilisable et d'informations variables.
Le processus de publipostage se décompose en quatre étapes principales :
Ouverture ou création du document principal
Ouverture ou création de la source de données
Modification du document principal
Lancement du publipostage
La procédure suivante montre comment créer une lettre type, la lier à une source de données, la mettre en forme et comment fusionner les documents. La procédure pour créer des enveloppes ou des étiquettes fusionnées est similaire.
Étape 1 : Ouverture ou création du document principal
Si vous possédez déjà un document contenant le texte réutilisable souhaité, ouvrez-le. Ou bien, si vous souhaitez créer une nouvelle lettre type et qu'aucun document vierge n'est affiché à l'écran, cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils Standard.
Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.
Dans la zone Document principal de la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Créer.
Cliquez sur Lettres types.
Word vous demande si vous souhaitez utiliser la fenêtre active pour le document principal ou créer un nouveau document principal. Cliquez sur Fenêtre active. Le document en cours devient votre document principal de publipostage.
Word vous renvoie à la boîte de dialogue Aide au publipostage.
Passez à l'Étape 2 : Ouverture ou création de la source de données
Étape 2 : Ouverture ou création de la source de données
Lorsque vous ouvrez ou créez une source de données à l'aide de la fonctionnalité Aide au publipostage, vous indiquez à Word l'ensemble d'informations variables spécifiques à utiliser pour effectuer la fusion.
Si vous saisissez des noms et des adresses pour la première fois
Pour créer une base de données, procédez comme suit :
Dans la zone Source de données de la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Obtenir les données. Cliquez sur Créer une source de données.
La boîte de dialogue Créer une source de données s'affiche. Cette boîte de dialogue vous permet de spécifier les noms des champs à inclure dans la source de données. La zone Champs de la ligne d'en-tête répertorie les noms de champs utilisés le plus fréquemment dans les lettres types, les étiquettes de publipostage et les enveloppes. Vous pouvez supprimer les champs dont vous n'avez pas besoin en les sélectionnant un par un et en cliquant sur Supprimer un champ. Si vous souhaitez créer de nouveaux champs, tapez le nom du champ dans la zone Nom du champ, puis cliquez sur Ajouter un champ.
Lorsque vous avez fini de créer de nouveaux champs et de supprimer les champs dont vous n'avez pas besoin, cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Dans la zone Nom du fichier, donnez un nom à votre source de données, puis cliquez sur Enregistrer.
Lorsque Word vous demande si vous souhaitez modifier la source de données ou configurer le document principal, cliquez sur Modifier la source de données.
Lorsque la boîte de dialogue Saisie de données de fusion s'affiche, tapez les informations souhaitées dans le formulaire. S'il n'y a pas d'informations pour un champ particulier, laissez la zone vide. Par défaut, Word ignore les champs vides, et le publipostage ne sera donc pas affecté par la présence d'entrées vides dans le formulaire de données. Les informations contenues dans chaque formulaire constituent un enregistrement de données.
Après avoir saisi les informations correspondant à un enregistrement, cliquez sur Ajouter pour passer à l'enregistrement suivant.
Après avoir ajouté toutes vos données, cliquez sur OK pour retourner au document principal.
Remarquez la barre d'outils Fusion et publipostage.
Enregistrez le document principal.
Lorsque vous enregistrez le document principal à ce stade, vous enregistrez également la source de données et sa liaison au document principal.
Passez à l'Étape 3 : Modification du document principal
Étape 3 : Modification du document principal
À l'étape 1, vous choisissez soit d'ouvrir un document existant, soit d'en créer un nouveau. Appliquez l'une des méthodes suivantes selon le choix effectué à l'étape 1.
Méthode 1 : Si vous utilisez un document existant
Cliquez sur l'emplacement auquel vous souhaitez insérer les informations de votre source de données.
Dans la barre d'outils Fusion et publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis sur le champ de fusion à utiliser. Remarque : veillez à taper les espaces ou la ponctuation souhaités entre deux champs de fusion ou après un champ de fusion. Vous pouvez également mettre en forme les champs de fusion (en appliquant une mise en forme en gras ou en italique), comme vous le feriez pour du texte normal.
Répétez les étapes 1 et 2 pour chaque champ de fusion que vous souhaitez ajouter à votre document.
Une fois le document principal modifié, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Passez à l'Étape 4 : Lancement du publipostage.
Méthode 2 : Si vous utilisez un nouveau document principal
Tapez ou ajoutez les textes et images que vous souhaitez inclure dans votre lettre.
À chaque emplacement auquel vous souhaitez insérer des informations de la source de données, cliquez sur Insérer un champ de fusion dans la barre d'outils Fusion et publipostage, puis cliquez sur le champ de fusion à utiliser. Remarque : veillez à taper les espaces ou la ponctuation souhaités entre deux champs de fusion ou après un champ de fusion. Vous pouvez également mettre en forme les champs de fusion (en appliquant une mise en forme en gras ou en italique), comme vous le feriez pour du texte normal.
Une fois le document principal modifié, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Passez à l'Étape 4 : Lancement du publipostage.
Étape 4 : Lancement du publipostage
Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.
Sous Fusionner les données avec le document, cliquez sur Fusionner.
Dans la boîte de dialogue Fusionner, cliquez sur Fusionner vers, puis sélectionnez Nouveau document pour afficher le document fusionné à l'écran. Pour imprimer le document fusionné, cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier. Remarque : dans la zone Fusionner vers, sélectionnez Imprimante si vous souhaitez envoyer le document fusionné à l'imprimante sans l'afficher au préalable sur votre écran.
Cliquez sur Fusionner.
Voir aussi :
http://www.eila.jussieu.fr/~yves/publipostage/
http://www.sosfichier.com/conseil/publipostage.htm
Avis aux non-conseillers :
Une fois que nous avons crée une base Excel (à partir des pages jaunes ou d’un autre type d’annuaire), cette méthode permet d’envoyer des candidatures spontanées en un rien de temps. Attention toutefois, certains employeurs préfèreront toujours des lettres manuscrites.
Avis aux recruteurs :
Cet outil permet de répondre aux candidatures en un rien de temps. A partir d’un document type d’acceptation ou de refus de la candidature, nous pouvons répondre à chacun. Ce qui permet une traçabilité du temps passé aux réponses et ainsi, chaque candidat aura été renseigné sur la suite donnée à son courrier.
Avis aux conseillers :
Cet outil est excessivement pratique pour des convocations groupées, entre autre ...
La base est à mettre à jour à chaque entrée et à chaque sortie mais le temps gagné est réellement important.
Je crois fermement qu’en matière de recherche d'emploi, nous devons être innovants.
A bon entendeur
A bientôt.
15.
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