Conduite de réunion

Bonjour à tous,
En faisant le tri dans mes anciens dossiers, je suis tombé sur cet outil.

Nous l’utilisions pour construire les séquences d’activités socio-éducatives avec les enfants.
Aujourd’hui, je l’utilise toujours l’animation de séquence de formations auprès de publics adultes. Cet outil convient également très bien à une méthodologie de conduite de réunion :

Toutefois, avant de le développer, je souhaitais revenir sur les différents types de réunions :
Concernant l’utilité, il est important de se poser quelques questions préalables à la convocation d’une assemblée :

La réunion planning
But : déterminer un calendrier pour parvenir à un objectif déjà défini.
Intérêt : susciter une mobilisation générale et transformer une idée de la hiérarchie en objectif commun.
Risques : n'oubliez aucun membre de l'équipe, il aurait le sentiment d'être mis à l'écart et pourrait vous le faire payer en manifestant de la mauvaise volonté dans le développement du projet.

La réunion décision
But : prendre les décisions définies par l'ordre du jour (résoudre un problème, trancher entre plusieurs options, etc.).
Intérêt : impliquer toutes les personnes concernées par le sujet.
Risques : si les participants sont trop nombreux, ils peuvent ne pas se sentir personnellement impliqués par la décision prise. Par ailleurs, dans un réflexe de protection collective, ils sont susceptibles de rejeter par principe toute décision qui remettrait en question leur fonctionnement traditionnel.

La réunion informelle
But : mesurer l'adhésion ou l'opinion de l'équipe sur une idée ou un projet auquel vous réfléchissez.
Intérêt : s'exprimer de façon plus naturelle que dans une réunion prévue longtemps à l'avance avec un ordre du jour précis.
Risques : en confrontant vos idées, en évoquant plusieurs hypothèses que vous souhaitez tester, vous vous exposez à l'idée que vous ne savez pas où vous allez. Ce type de réunion peut également faire naître des rumeurs sur vos projets supposés alors que la décision finale n'est pas prise.

La réunion bilan
But : permettre à chacun de donner son avis sur son activité et sur celle de l'équipe.
Intérêt : se retrouver en groupe modifie souvent le comportement d'un individu. Se sentant soutenu ou protégé par les autres, il ose soutenir un point de vue qu'il n'aurait pas exprimé en tête à tête.
Risques : le bilan peut tourner au règlement de comptes. Avant de mettre sur pied une réunion de ce type, prenez la température auprès d'un collaborateur de confiance et informez-vous sur l'état d'esprit des personnalités leaders du groupe. Si l'ambiance est trop mauvaise, reportez la réunion.

La réunion de créativité
But : faire naître des idées nouvelles.
Intérêt : le cerveau humain ne fonctionne pas de façon linéaire mais par des associations d'idées, souvent imprévues, voire inconscientes. L'efficacité de ce mécanisme est décuplée quand plusieurs individus confrontent collectivement leurs associations d'idées.
Risques : les participants peuvent confondre réunion de créativité et discussion de comptoir…

Article tiré de : http://www.lentreprise.com/


Revenons maintenant sur l’outil dont je parlais, il se décompose en 7 étapes :

1-  La Sensibilisation :
Il est important d’informer préalablement et de donner envie au public de participer.
Cela permettra à chacun de ne pas se sentir pris au dépourvu et donc de pouvoir organiser sa présence en conséquence. Il sera utile de fixer ici "l'ordre du jour" de la réunion.

2-     L’Aménagement :
L’orateur veillera à soigner sa présentation vestimentaire, la disposition des supports et du mobilier, la préparation technique et matérielle. De même, qu’il pensera à la sécurité de chacun et des locaux. Attention à la lumière et à l'acoustique.

3-     L’Accueil :
Ici, l’orateur veillera à la manière de recevoir les participants, de les aider à rentrer dans les lieux et dans le thème fixé.

4-     Le Déroulement :
Il s’agit de l’organisation et de la répartition des tâche (si besoin) : QQOQCCP …

5-     Le Rythme
Il va être judicieux de garder les yeux et les oreilles ouverts afin de bien appréhender les changements de rythme individuel (attention diffuse, difficulté de compréhension, fatigue, diminution de la participation, excitabilité, perte d’intérêt …) tout en veillant à suivre une courbe de progression, proche d’une courbe de Gauss, qui part de l’accueil vers la conclusion. L’idéal étant que le pic d’intensité de la séquence se situe au milieu de celle-ci.
Mon avis : Cette courbe de Gauss peut aussi se visualiser lors d’entretien de 45 – 60 minutes.
Concernant les support de communication :
- Des supports visuels variés pour doper l'attention.
- Des visuels conçus pour être attrayants et utiles.
- Une véritable interactivité.
- Des documents communiqués au bon moment.
- Pensez également au compte rendu et au debriefing.

6-     L’Animation :
Ici, l’orateur soignera autant le fond que la forme, le style, la négociation, l’écoute attentive, la communication, la remise en question (attention toutefois : ni n’importe où, ni n’importe quand, ni devant tout le monde).
- Définissez clairement l’objet de la réunion : est-elle simplement destinée à relayer une information ou bien est-ce une réunion de travail organisée pour résoudre un problème ?
- Gardez-en la maîtrise : donnez-vous des règles de fonctionnement. Sachez comment faire remonter les idées des participants et sélectionner les meilleures, pour les approfondir, avant de passer au thème suivant.
- Evitez le recours excessif aux transparents et autres documents sur PowerPoint.
- Soyez attentif aux détails. Commencez par vous assurer que ceux dont la présence est essentielle pourront être là. Soignez le placement des gens dans la salle de réunion : rien de pire que des participants qui s’isolent dans un coin.
- Déterminez les objectifs à atteindre à l’issue de la réunion. Une réunion commencée dans le flou et sans boussole maintiendra votre équipe dans le brouillard.

Le jour de la réunion : Les enchaînements
Exemple pour une réunion de 1H30 :

Jour J, Heure H : on commence à l'heure pile, et tant pis pour les retardataires.
Jour J, Heure H + 15 minutes : Tour de table + Introduction.
Jour J, Heure H + 30 minutes : Exposé du thème.
Jour J, Heure H + 45 minutes : Discussion.
Jour J, Heure H + 75 minutes : Conclusion.
Jour J, Heure H + 90 minutes : Fin.

Il faut rédiger aussitôt un compte-rendu avec les points essentiels, et le diffuser rapidement aux personnes concernées.

7-     La Fin :
Lorsque le terme horaire de la séquence approchera, l’orateur veillera à clore le thème pour laisser un temps pour les questions diverses. Il est important que nombres de ces questions aient déjà été abordés durant la séquence, sans quoi il risquera un débordement d’horaire. Cette étape se prépare et se déroule avec autant d’attention que les autres.


Il me paraît intéressant d’y ajouter 2 autres étapes, plus facultatives :

8-     Le Rangement :
Si besoin, l’orateur (avec ou sans les participant) veillera à la remise en état des lieux utilisés.

9-     L’Analyse :
Après l’intervention, l’orateur pourrait s’interroger :
-         Qu’est-ce qui a fonctionné ? et pourquoi ?
-         Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? et pourquoi ?
-         Quelles informations supplémentaires ai-je collectées ?
-         Ai-je maintenu l’attention de chacun constante ? et comment pourrai-je faire ?
-         Que puis-je améliorer ? Que dois-je changer ?
-         …


Je ne me souviens plus le nom de cette méthode (et j’en suis désolé pour les auteurs) mais je sais qu’elle présente certains avantages.


A bon entendeur.
A bientôt.
15.

Comments

[Rédigé par : Isabelle]

merci pour cette méthodologie, c'est toujours sympa quelqu'un qui partage ses outils !

[Rédigé par : A.Pascal]

J'ai été animateur pendant 5-6 ans et maintenant je suis psychologue (sociale, avec un cursus en recherche) : c'est te dire, Vincent, si je comprends l'intérêt de cette méthodologie !

Quand on parle de compétences transférables...

[Rédigé par : christophe]

c'est ce qui a manqué à mon dernier formateur (sur mon dernier module) pour nous faire vivre son cours, maintenant pour les révisions de l'examen, je rame mais je commence à digérer, peut être lui envoyer cet article :-)
aujhourd'hui, je sais ce qu'il ne faut pas faire

[Rédigé par : Vincent]

@ Isabelle :
Ben, y'a pas de quoi.
Je pense que quand on a rencontré des difficultés et qu'on a trouvé parfois des solutions, le mieux c'est d'en faire profiter, non ?

@ Arnaud (J'espère que je ne confond pas le prénom et le nom)
Je suis content de te revoir. Il semblerait que nous ayons quelques points communs : la psychosociologie, la zététique et maintenant l'animation ...
En espérant pouvoir continuer de susciter ta curiosité et ton intérêt.

@ Christophe :
Tu as raison, un formateur se doit de rendre son cours vivant, imagé et abordable. Car, outre le fait de se faire plaisir en enseignant, nous devons aussi penser que nos stagiaires doivent comprendre avant d'apprendre, devront reviser et passer une évaluation. Et non, enseigner ou former, ce n'est pas simplement délivrer un contenu.
Bon courage pour tes révisions (je compte sur ta ténacité et ta volonté)

Merci à tous d'être (re)passés.
A bientôt.
Vincent.

[Rédigé par : A.Pascal]

Re,

@ Vincent : oui oui Arnaud est mon prénom, pas de soucis :)
La zététique est une méthodologie très intéressante : j'ai monté un club en Savoie et on a des liens avec l'OZ de Grenoble (qui se démarque d'un zététisme "dur" et révisionniste comme certains cercles... hum hum), c'est très rigolo et l'apport de la psycho sociale est un + indéniable ! Et en plus c'est amusant alors...

@ Christophe : j'ai été formateur auprès de demandeurs d'emploi pendant quatre mois en stage. J'ai pu observer qu'il existe beaucoup de manière d'animer une formation en fonction du public, du temps disponible et du contenu.

Pour ma part, outre l'adaptation triviale aux contraintes, je tentais de privilégier une animation centrée sur la participation (apprentissage actif, théorie des choix, théorie des objectifs motivationnels de Locke...) : en concret (quelques exemples simples) les personnes étaient amenées à expliquer aux autres les concepts déjà connus, ils avaient le choix de suivre un plan de formation linéaire ou un autre (les catégories différaient), l'anecdote personnelle était favorisée (et modérée par le groupe). Le but était aussi de "dynamiser" le groupe en les faisant s'exprimer et se regrouper. Cela est parfois difficile en contexte mais peut porter ces fruits en termes de compréhension et d'utilisation (les personnes semblaient plus "motivées" à utiliser les techniques en situation de recherche ou d'entretien).

A bientôt :-)

[Rédigé par : A.Pascal]

Mince ! Désolé de "flooder", c'était juste pour préciser que le principe même d'une formation doit se détacher du "cours" dans le sens où on privilégie la particpation active et le dynamisme (cadré of course) de l'audience pour permettre au "formé" de devenir un acteur (même un acteur actif si on excuse la redondance pléonasmique) de sa formation...
Avec des personnes ayant un faible niveau d'études, cela les rassure d'autant plus et avec des cadres cela permet de rendre l'attention davantage "focus" puisqu'on n'est pas là pour leur faire la morale ou "un cours" mais un échange informatif de qualité...

(bouh le troll)

[Rédigé par : andré]

Merci de ces rappels synthétisés !

[Rédigé par : Vincent]

@ Arnaud :
Pour le moment, je n'ai pas l'impression d'un "zététisme dur", en fait, je suis en phase de découverte à partir des 2 ouvrages de références (quoique le 2ème ne me laisse pas le même goût que le 1er). Ceci dit, je crois que toute discipline naissante a besoin de "dureté" pour sa propre survie, l'important est de s'assouplir avec le temps. Je t'en dirai plus lorsque j'aurai avancer dans mes recherches ;-)

Il est vrai que l'apport de Locke a son importance dans le domaine de la formation. Pour ma part, j'ai une prédilection pour Bandura et l'auto-efficacité. Quoique ces 2 approches me semblent assez complémentaires.

@ André :
Ben, y'a pas de quoi.
En espérant que ça puisse être utile.

Merci d'être (re)passé.
A bientôt.
Vincent.