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Le Diagramme de GANTT

Diagramme de GANTT

Le Diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet utilisé pour planifier efficacement les tâches et suivre leurs progressions. Il offre une représentation graphique du projet en planifiant les tâches individuelles sur un calendrier.

Présentation
Un projet comporte un nombre de tâches plus ou moins grand à réaliser dans les délais impartis et selon un agencement bien déterminé. Le diagramme de Gantt est un outil permettant de planifier le projet et de rendre plus simple le suivi de son avancement. Ce diagramme doit servir à atteindre les objectifs de l’arbre d’objectifs. Le diagramme de Gantt permet de visualiser facilement le déroulement du projet, ainsi que de prévoir suffisamment à l’avance les actions à penser ou à faire comme la commande de matériel qui prend parfois beaucoup de temps. On pourra aussi gérer plus facilement les conflits de ressources et les éventuels retards en visualisant l’impact de ceux-ci sur le déroulement du projet. En outre, le diagramme de Gantt est un bon outil de communication avec les différents acteurs du projet.

Méthodologie
Le diagramme de Gantt est un planning présentant une liste de tâches en colonne et en abscisse l’échelle de temps retenue. - La mise en œuvre de technique de planification nécessite que :
• les tâches soient identifiées
• les tâches soient quantifiées en terme de délais, de charges ou de ressources
• la logique de l’ensemble des tâches ait été analysée.
Ces éléments sont issus de l’analyse d’un projet, qui se situe en amont de la planification. Afin de mener à bien la réalisation de cet outil, il faut donc procéder comme suit :

1 ) Déterminer et structurer la liste des tâches à réaliser pour mener à bien le projet
Cette identification peut se faire par des techniques comme le Brainstorming ou les groupes nominaux. La liste obtenue doit être ensuite structurée : on tente de regrouper les tâches, de les hiérarchiser par lots de travail.

2 ) Estimer les durées et les ressources
Il faut remplir un tableau présentant, pour chaque tâche, la durée de celle-ci et les ressources affectées. L’unité de temps pour exprimer la durée est fonction du type de projet réalisé. Elle peut aller de la minute (pour le déroulement d’un concert important), à l’année (pour les projets d’urbanisation). Le tout est d’utiliser la même unité de temps pour toutes les tâches dans un souci d’harmonisation du diagramme de Gantt. Quand aux ressources, elles peuvent être humaines ou matérielles. Il faut cependant faire attention à utiliser les mêmes types de ressources pour toutes les tâches.

3 ) Réaliser le réseau logique
Le réseau doit reprendre les hypothèses de priorités des tâches. Il se présente souvent sous la forme de tâches reliées entre elles par des liens logiques. Pour chaque tâche, il est primordial de trouver les relations d’antécédence et de succession. Une fois le réseau tracé, on retrouvera la chronologie du projet.

4 ) Tracer le diagramme de Gantt
Avec en abscisse l’échelle de temps et en ordonnée la liste des tâches, il faut tracer un rectangle d’une longueur proportionnelle à sa durée, le tout suivant la logique d’ordre d’exécution du réseau. Il peut apparaître des tâches se réalisant pendant la même période. En effet, c’est un peu le but recherché car plus les tâches pourront se faire simultanément plus la durée du projet sera courte et plus le coût du projet risque de baisser. Il faut toutefois vérifier la disponibilité des ressources en regardant dans le tableau d’affectation, les ressources utilisées plusieurs fois.


Exemple
Imaginons que votre prochaine opération soit à base d'un mailing suivi d'une relance téléphonique, dont les principales étapes sont les suivantes :
A : Choix et définition de la cible
B : Recherche des axes d'argumentation
C : Conception des éléments du mailing
D : Impression des éléments du mailing
E : Conception de l'argumentaire des téléactrices
F : Recrutement des téléactrices
G : Formation des téléactrices à l'opération
H : Location des fichiers
I : Déduplication des fichiers
J : Routage + acheminement postal.


Vous voulez planifier la date de commencement de chaque phase, grâce au diagramme de Gantt. Sa construction se résume en trois points :


Question 1 : Comment allez-vous déterminer le délai que nécessite chaque tâche ?
Il s'agit ici de jours ouvrés. L'estimation du nombre de jours ouvrés est le résultat de l'observation des pratiques précédentes et du délai indiqué dans le devis de vos prestataires. Pour en assurer la bonne tenue, faites-en une donnée contractuelle, lors de votre commande. Dans notre exemple, les durées suivantes auraient pu être retenues :
A : 2 jours
B : 1 jour
C : 5 jours
D : 2 jours
E : 3 jours
F : 7 jours
G : 1 jour
H : 5 jours
I : 1 jour
J : 5 jours


Question 2 : Quelles tâches peuvent avoir lieu simultanément ? Quelles tâches doivent être menées successivement ?
Le raisonnement à mener est simple :
Quel est le ou les antécédents de chaque tâche ?
Quelle(s) tâche(s) doit (doivent) être terminée(s) juste avant de commencer la tâche D, par exemple ? En l'occurrence, la réponse est C.
Reprenons les tâches dans l'ordre :
- A n'a pas d'antécédent.
- B a pour antécédent A.
- C a pour antécédent B. En fait, A aussi est un antécédent de C.
- D a pour antécédent C.
- E a pour antécédent A.
- F n'a pas d'antécédent.
- G a pour antécédents E et F.
- H a pour antécédent A.
- I a pour antécédent H.
- J a pour antécédent D et I.


Question 3 : Comment représenter graphiquement ces contraintes ?
La manière la plus simple, avec un tableur, (Excel de Microsoft ou 1.2.3 de Lotus, par exemple), consiste à représenter les jours ouvrés en colonne, sans tenir compte des week-ends et, en ligne, à indiquer l'intitulé ou la lettre des différentes tâches. Puis vous affectez un fond coloré aux cases correspondantes pour symboliser la durée de chaque tâche (cf. schéma).
Les tâches G et J sont positionnées de façon à tenir compte de la fin de leurs antécédents respectifs (E et F pour G, D et I pour J).
Le diagramme de Gantt permet ainsi d'optimiser la durée d'une opération. En effet, l'addition simpliste des durées de toutes les tâches aurait amené à un total de 32 jours, alors que le schéma montre qu'elle n'en prendra que 15 si vous tenez compte de la simultanéité de certaines.

J1

J2

J3

J4

J5

J6

J7

J8

J9

J10

J11

J12

J13

J14

J15

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

Avis aux conseillers et aux non conseillers :
Le diagramme de Gantt présente plusieurs avantages dans la conduite de projet : Il permet de :
- Rendre lisible en 1 coup d’œil l’avancée du projet et les retards éventuels.
- Concevoir des étapes simultanées.
- Matérialiser chacune des étapes nécessaires.
- Limiter les risques d’oubli.
- Connaître, chaque jour, le nombre d’actions en cours

Enfin, une fois posé, ce diagramme peut se lire en :
- Projectif : allant du 1^er au 15^ème jour.
- Retro-planning : allant d’une date butoir et « en remontant le temps », utile en situation d’examen …


A bientôt.
15.

Mieux gérer son temps

Mieux gérer son temps :



Faire plus en moins de temps, un credo très prisé à l’heure actuelle. Peu importe sa branche d’activité, son métier ou les missions confiées, les journées sont toujours trop courtes. Difficile de tenir ses échéances, de gérer les surcharges de travail ou de ne pas rapporter des dossiers à la maison ? Tout s’apprend. À une époque où les formations sur la gestion du temps font recettes, quelques conseils de professionnels pour mieux gérer le vôtre et en profiter pleinement.

1. Planifiez, la règle cardinale.
2. Optimisez.
3. Aménagez votre temps de travail.


1. La planification, le maître mot :

1.1. Préparez un plan de travail :

Parfois astreignante, cette exigence s’impose comme une règle cardinale à tout manager efficace. Un plan de travail permet de formaliser ses objectifs, s’imposer des échéances et par là même se créer un cadre et un rythme de travail. Établi à tête reposée, il facilite une gestion optimisée des priorités et du temps que vous y consacrez.

Un plan de travail ne vaut que si vous le suivez. Il doit donc être suffisamment souple pour intégrer des contretemps et doit aussi s’adapter à votre rythme et façon de travailler. Vous pourrez établir ce plan sur l’année dans ses grandes lignes, puis l’actualiser et l’affiner au début de chaque mois, par semaine, voire la veille pour la journée du lendemain. C’est laborieux, tout le monde en convient, mais le gain de temps justifie l’effort !

1.2. Fractionnez les projets d’ampleur en plusieurs étapes :

Bilan annuel ? Prévisions sur l’année ? Face à certains travaux d’ampleur, la tendance naturelle est au « courage fuyons », et autre « je ferai cela demain ». Un blasphème pour le cadre organisé et une attitude plutôt dangereuse. Le secret ? Divisez la tâche en plusieurs étapes, c’est nettement plus digeste. Répartissez ces séquences sur plusieurs jours en alternant dans la mesure du possible avec d’autres dossiers : rompre la monotonie en introduisant des variantes stimule l’intérêt et par là même, l’efficacité.

Vouez un culte aux priorités :
Aller à l’essentiel est la meilleure règle pour gagner du temps. Le premier réflexe du cadre efficace réside dans l’étiquetage systématique de ses dossiers en « essentiel», « secondaire » et « accessoire ». Si l’accessoire est souvent, hélas, plus plaisant, le gourou de l’efficacité sait qu’il importe davantage de tenir ses trois priorités du jour, que de dresser une longue liste dont on ne fera qu’une partie.


2. Optimisez votre temps de travail :

2.1. Ecoutez votre rythme biologique :

Un principe de bon sens que nous avons tendance à négliger. Repérez les moments de la journée où votre forme et votre concentration sont à leur apogée. Réservez impérativement ces périodes à l’accomplissement des tâches les plus complexes et les plus exigeantes.

De la même façon, enregistrez sur un mois les moments de la journée où vous sentez votre attention se relâcher et la fatigue vous gagner. Une fois cette période creuse isolée, n’ayez aucun scrupule, offrez-vous si vous le pouvez une sieste de 15 à 20 minutes. Mieux vaut un petit interlude réparateur, qu’une longue traversée du désert.

2.2. Sachez déléguer :

Certes déléguer, c’est d’abord consacrer du temps, voire parfois se faire violence si vous êtes un disciple du « de toute façon, il va falloir tout reprendre ». Commencez par déléguer les tâches quotidiennes, les moins complexes et celles qui ne vous apprennent plus rien. Expliquez ce que vous attendez avant, indiquez une méthodologie, et donnez un feed-back détaillé une fois le travail accompli. S’il est bien encadré dès le départ, votre délégataire doit vous faire gagner un temps précieux.

2.3. Faites la chasse aux « chrono-phages » :

Sans eux, vous seriez sans doute la personne la plus efficace de la planète. Traquez-les sans pitié et supprimez-les sans scrupules. Au hit-parade des ennemis à abattre les réunions interminables mal préparées ou auxquelles votre présence n’est pas indispensable et les rendez-vous sans objet réel.
Autre ennemi, les parasites qui ruinent votre concentration. Sachez vous ménager des heures de calme absolu. Branchez votre téléphone sur messagerie, ignorez votre boîte à lettres, et prévenez vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé.
Mais aussi, rangez, triez, familiarisez-vous au fonctionnement de votre ordinateur et faites ami-ami avec le service informatique : les cadres perdent en moyenne 2 heures par semaine à gérer les caprices de leur petite lucarne.

Interrogez-vous sur votre façon de travailler :
Quelles sont les tâches qui vous demandent le plus de temps ? La durée allouée est-elle excessive ? Tenez une feuille de temps par projet et faites le point périodiquement avec vous-même. Si vous effectuez une tâche depuis longtemps, n’hésitez pas à remettre en cause votre mode de travail et à chercher une méthode plus efficace.


3. Aménagez votre temps de travail :

3.1. Traitez avec votre hiérarchie :

Bien gérer son temps, c’est savoir l’évaluer et le négocier avec votre hiérarchie ou vos clients. Communiquez votre plan de travail et faites des comptes rendus réguliers sur votre avancée. Si une complication ou des imprévus surviennent, vous serez mieux à même de re-négocier vos échéances.

Vous devez également oser dire « non » à votre hiérarchie ou savoir refuser le dossier d’un client si vous êtes débordé et ne pouvez supporter davantage de travail. Un bémol, il est toujours conseillé de se rendre disponible quand on le juge important et d’accepter les dossiers qui enrichissent votre expérience.

3.2. Jouez la carte de l’équilibre :

Un manager organisé n’est pas celui qui remplit toutes ses obligations professionnelles, c’est celui qui consacre en plus du temps à ses proches sans pour autant ruiner sa santé.

Pour un meilleur rendement et un meilleur équilibre personnel, n’oubliez pas de vous accorder des moments de détente. Une règle qui s’impose d’autant pour les indépendants qu’ils ont tendance à travailler 20 à 35% plus longtemps que leurs pairs salariés. À ce titre, un emploi du temps adéquat devrait couvrir toute la journée et inclure des plages de loisirs. Méfiez-vous de l’attitude qui subordonne les loisirs à l’existence de temps encore disponible. C’est un piège auquel plus d’un se laisse prendre. Et surtout ne rognez jamais sur votre sommeil, la plupart des grands PDG le disent : dormir est une des clés du succès.

3.3. Ne mélangez pas vie privée et vie professionnelle :

Il est indispensable, surtout si vous travaillez depuis votre domicile, de tracer une frontière étanche entre la sphère personnelle et professionnelle. Notamment votre bureau doit être un espace réservé au travail, où les enfants ne peuvent pas rentrer. Si le fait de travailler à domicile autorise une certaine souplesse dans les horaires, n’acceptez pas tout et ne laissez pas les obligations extra-professionnelles grignoter progressivement votre emploi du temps.



A bientôt.
15.

Gagner du temps : Perdre du temps pour en gagner.en 4 temps

Avis aux conseillers et aux non conseillers : Pour reprendre la pensée de Alexis de Tocqueville : « Ce que le vulgaire appelle du temps perdu est bien souvent du temps gagné. »


Gagner du temps : Perdre du temps pour en gagner.en 4 temps.

1-      Planification :

a.      S’asseoir, penser, prévoir.

b.      Choisir le moment idéal pour agir.

c.      Evaluer le temps qu’il faut et le bloquer sur l’agenda.

d.      S’efforcer de conserver le même jour.

e.      Se munir des documents utiles à son travail ( bloc, crayon, agenda… ) .

2-      Organisation :

a.      Utiliser les outils qui soulagent la mémoire ( agenda, planning… ) .

3-      Action et / ou délégation :

a.      Définir ce qui est urgent et important, urgent ou important, ni urgent ni important.

b.      Déléguer :

-       S’assurer de l’accord de la personne à qui on délègue.

-       S’assurer de la compétence de la personne à qui on délègue.

-       Augmenter l’efficacité par la délégation.

-       Eviter la délégation poubelle.

-       Définir : objectif, délai, résultat attendu, moyen de contrôle.

-       Donner les moyens de réussir.

-       Laisser une marge de liberté dans la réalisation

-       Accorder le droit à l’erreur.

4-      Contrôler :

a.      Evaluer le temps passé aux tâches à accomplir ( urgent et / ou important ) .

b.      Définir le prévisible et l’imprévisible ( pour s’accorder du temps ) .

c.      Définir ce qui plait et ce qui déplait.

d.      Noter les difficultés rencontrées.

e.